Verifactu en España: qué es, plazos, requisitos y cómo cumplir sin perder el control

Qué es Verifactu (VERI*FACTU) y por qué nace

Verifactu es el marco de la AEAT para que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) garanticen integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas. La Agencia Tributaria ha concentrado en su Sede una zona específica de VERI*FACTU con gestiones (consulta de registros), FAQs y normativa técnica. Ahí es donde se aclaran conceptos como registros de facturación, hash, QR o firma, y se publican actualizaciones del proyecto.

Por qué existe: reducir el fraude y asegurar que lo que se emite en tu software no se toca después. Esto se logra con requisitos técnicos (p. ej., encadenado hash, registro de eventos, conservación y legibilidad) y con elementos visibles en las facturas (QR y frase normativa), que varios proveedores ya anuncian en su oferta de cumplimiento.

Diferencias con SII/TicketBAI (vista rápida):

• SII es el envío inmediato de información del IVA (libros registro) para ciertos obligados; Verifactu regula el software de facturación y sus registros/facturas.
• TicketBAI es autonómico (País Vasco y Navarra); Verifactu es estatal y se centra en SIF y condiciones de inalterabilidad/registro. (Comparativa conceptual apoyada en las descripciones oficiales y guías de proveedores).

Caso típico (autónomo de servicios): lo primero es activar el QR y la frase normativa en tu plantilla y revisar que tu programa genere el registro de alta con su hash encadenado.

¿A quién aplica y desde cuándo? Fechas y calendario

Aunque la AEAT concentra la parte técnica, muchos usuarios buscan el calendario de entrada en vigor. Las guías sectoriales recogen un despliegue gradual con tres hitos destacados:

• Proveedores de software: adaptación previa a finales de julio 2025 para poder ofrecer soluciones conformes.
• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2026.
• Resto de obligados (autónomos, pymes no IS): 1 de julio de 2026.

La Sede de AEAT reúne las preguntas oficiales y las páginas “Cuestiones generales”, donde además se menciona un aplicativo simplificado en la Sede para negocios con muy pocas facturas (generará la factura imprimible con QR y conservará el registro de alta en modalidad VERI*FACTU). Útil si emites poquísimo y no quieres un software completo. (Fuente de información Agencia Tributaria)

Caso típico (asesoría): construye un calendario por cliente (IS vs. resto) y un plan de migración por lotes (activación de QR/frase, pruebas de XML, formación breve).

Requisitos técnicos clave para tu software

Un SIF compatible con Verifactu debe cubrir (resumen práctico):

• Integridad, inalterabilidad y trazabilidad del registro de facturación.
• Registro de eventos, conservación, accesibilidad y legibilidad.
• Huella (“hash”) encadenada por cada registro, con firma cuando aplique.
• Elementos en factura: código QR y frase normativa.
  La FAQ técnica de AEAT lista estos apartados y su alcance.

Caso típico (pyme retail con TPV): sincroniza TPV + SIF y programa un control de errores de envío. Si un XML devuelve rechazo, revisa consecutividad/hash antes de reintentar.

¿Es obligatorio remitir facturas a la AEAT? El matiz importante

La obligatoriedad recae en utilizar un SIF conforme que genere y conserve registros trazables y cumpla las condiciones técnicas. El envío a AEAT de los registros puede ser funcionalidad del sistema (y en muchos casos voluntaria para el emisor fuera de supuestos concretos). Por eso verás a proveedores que ofrecen envío en tiempo (casi) real como valor añadido, mientras la Sede aclara en sus FAQs escenarios de operación (p. ej., cortes de energía, caída de internet o servicio inoperativo) y cómo proceder sin interrumpir la facturación.

Caso típico (autónomo): aunque tu programa envíe a AEAT, lo esencial es que tu software sea conforme y tus registros sean inalterables.

Checklist de implementación por tipo de negocio

Autónomos de servicios

1. Activar QR + frase normativa en la plantilla.
2. Verificar hash encadenado y registro de eventos.
3. Decidir si envías a AEAT desde el programa o usas solo conservación.
4. Ensayo: emitir 3–5 facturas de prueba y validar el XML (si aplica).

Pymes con TPV e inventario

1. Mapear puntos de integración TPV ↔ SIF (series, numeración, devoluciones).
2. Probar cortes de red para asegurar cola/reintento sin romper consecutividad.
3. Auditoría mensual de rechazos y reprocesos (logs).

Asesorías

1. Calendario IS (01/01/2026) vs. resto (01/07/2026).
2. Plantilla de revisión de proveedores conformes y formación express para clientes.

Empresas de software

1. Alinear especificaciones: trazabilidad, conservación, legibilidad, hash, firma.
2. Diseñar pruebas de caja negra de modificación/alteración (deben fallar).
3. Documentar declaración responsable / homologación según guías.

Errores comunes (y cómo resolverlos)

• Rechazo del XML (si envías a AEAT): revisa esquema, firma y consecutividad; reintenta sin renumerar para no romper el encadenado; si hay caída del servicio, la AEAT indica cómo continuar sin detener la facturación.
• QR ausente o ilegible: comprueba la versión de la plantilla y que el contenido obligatorio se imprima/visualice correctamente.
• Frase normativa faltante: actualiza plantillas y verifica que el SIF aplique la leyenda oficial cuando corresponda.
• Ruptura de hash por edición posterior: recuerda que el registro es inalterable; las correcciones van por anulación y nuevo alta.

Caso típico (empresa de software): incorpora un visor de auditoría para que el usuario entienda por qué un registro no puede “editarse” y cómo se corrige creando un nuevo alta.

Comparativa rápida: Verifactu vs. alternativas y complementos

• Verifactu (AEAT): regula tu software y sus registros/facturas, con requisitos técnicos y elementos visibles.
• SII: libros registro IVA en tiempo casi real para ciertos obligados (no sustituye Verifactu; conviven).
• TicketBAI: exigencia autonómica vasco-navarra; si operas allí, revisa compatibilidad adicional. (Contexto de mercado reforzado por guías sectoriales).

Qué pedir a tu proveedor (resumen): QR + frase, hash encadenado, registro de eventos, exportaciones, logs de error, soporte ante caídas, y —si lo quieres— envío a AEAT. Ejemplos de páginas de producto que lo destacan: Holded y Alegra.

Recursos oficiales y guías prácticas

• Portal VERI*FACTU (AEAT): información general, gestiones, normativa y FAQs.
• “Cuestiones generales” (AEAT): incluye el aplicativo simplificado para pocos emisores.
• FAQs técnicas (AEAT): trazabilidad, conservación, hash, firma, registro de eventos.
• Guías de proveedores (complementarias): calendario y prácticas de activación (Holded, Alegra).

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Preguntas frecuentes

¿Cuándo me afecta Verifactu?
Si tributas por IS la referencia de mercado es 1/01/2026; el resto de obligados apunta a 1/07/2026. Los proveedores de software debían estar listos antes (julio 2025). Revisa siempre las FAQs de AEAT por si hay cambios.

¿Tengo que enviar todas mis facturas a la AEAT sí o sí?
El núcleo es usar un SIF conforme. El envío a AEAT es una funcionalidad que muchos programas ofrecen (inmediata o diferida), y la AEAT documenta cómo operar ante incidencias sin detener la facturación.

¿Existe un “Verifactu gratis” oficial?
La AEAT menciona un aplicativo simplificado en la Sede para emisores con muy pocas facturas. Varios proveedores ofrecen planes gratuitos o subvencionables (p. ej., con Kit Digital), pero no es “el programa oficial” de la AEAT.

¿Qué pasa si se cae internet o la Sede?
Las FAQs oficiales indican cómo proceder y cómo reanudar el envío sin interrumpir tu facturación ni romper la consecutividad.

¿Cómo lo activo en un software concreto?
Depende del proveedor; como ejemplo, Alegra publica pasos guiados (activar módulo, certificado, contrato de mandato y envío en tiempo real).